Bewerbungsmanagement Teil 2: Kontaktkarten, Notizen, Uploads, Bewertungen und Löschen

Hier erfährst du, wie du die eingegangenen Daten der Bewerbenden bearbeitest und mit welchen Möglichkeiten du sie organisiert pflegen kannst. Welche Daten die Kontaktkarte enthält, wie du Notizen, Tags oder Uploads hinzufügst oder die Bewerbungen bewertest und letztlich löschst.

Kontaktkarten

Die Kontaktkarten erscheinen automatisch bei Eintragung in den Funnel im Tab "Bewerbungen" oder du kannst sie manuell erstellen. Sie werden zunächst der Phase "Neu" hinzugefügt, du kannst sie aber in der Kanban-Ansicht per Drag-&-Drop in eine passende Phase verschieben.

Indem du auf die Kontaktkarte klickst, erhältst du eine vollständige Übersicht über die Informationen zur Bewerbung.

Kontaktdaten & Tags

Im Bereich Kontaktdaten kannst du alle bei der Dateneingabe des Funnels eingetragenen Kontaktdaten einsehen und ändern. Außerdem hast du die Möglichkeit, Bewerbungsphasen zu ändern und den Bewerbenden Tags zuzufügen, die du individuell erstellen und farblich anpassen kannst (bspw. Vollzeit, Führerschein, Fremdsprache...). Diese sind sowohl in den Kontaktkarten als auch der Übersicht sichtbar.

Funnel-Eingaben (Antworten)

Hier findest du alle Angaben, die über Interaktionselemente im Funnel gesammelt wurden und kannst diese auch nachträglich bearbeiten.

Notizen & Tags

Du kannst jedem Kontakt im Bewerbungsmanagement Notizen hinzufügen. Diese Funktion kannst du bspw. nutzen für:

• Eindrücke nach der ersten Kontaktaufnahme
• Links zu Persönlichkeits-Tests
• Interview-Skript
• ...

Solltest du das "Agency-Dashboard" nutzen, können so die unterschiedlichen Nutzer Notizen hinterlassen, die von den anderen Parteien ebenso eingesehen werden können.

Uploads

Hier siehst du Dateien, die Bewerbende hochgeladen haben und nachträglich hinzugefügte Dokumente.

Nachträglich hochgeladene Dateien sind für die Kontakte nicht sichtbar.

Kommunikation

Unter Kommunikation hast du Einblick über die an den Kontakt versandten Emails.

Kontakte bewerten

Du kannst Bewerbungen mit 1–5 Sternen in den feststehenden Kategorien "Fachliche Kompetenz", "Teamkompatibilität" und "Kommunikationsfähigkeit" bewerten. Die Bewertung ist dashboard- bzw. zugangsspezifisch und sie wird mit dem Namen des Bewertenden versehen. Der Schnitt der Bewertung wird errechnet und als zusätzlicher Tag der Kontaktkarte versehen.

„Nicht erreicht"-Nachrichten

Du kannst telefonische Kontaktversuche eintragen. Wenn du "erreicht" auswählst, so wird der Kontaktversuch mit Uhrzeit gespeichert und die Kontaktkarte mit einem grünen Telefonhörer markiert. Wenn du auf "Nicht Erreicht" drückst oder die Kontaktkarte in die entsprechende Phase beförderst, erhält der Kontakt ein rotes Telefon-Icon und es öffnet sich zusätzlich ein Fenster mit der Möglichkeit, eine "Nicht erreicht"-Benachrichtigung an den Bewerbenden zu versenden.

Kontakte löschen

I. Einen einzelnen Kontakt löschen

Klicke auf die Kontaktkarte, auf die drei Punkte neben dem Namen und anschließend auf Löschen.

II. Mehrere Kontakte löschen

Wechsle in die Tabellen-Ansicht, markiere mehrere (oder alle) Kontakte und klicke auf "Löschen". Du kannst auch über die Filterfunktion bspw. nur die Bewerbungen eines Funnels anzeigen lassen.

Es öffnet sich anschließend ein Fenster, indem du aufgefordert wirst, das Wort "LÖSCHEN" einzutragen. Dies ist eine Sicherheitseinrichtung, da die Löschung endgültig ist. Wir haben anschließend keine Möglichkeit, die Daten wiederherzustellen.

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Aktualisiert am: 23/03/2026