Die Videoerklärung dazu findest du in der Recruiting Academy Modul 2 Video 8. Recruiting-Funnel erstellen: (automatische) Nachrichten versenden (3/3)

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E-Mails

Nachdem sich die Bewerber erfolgreich eingetragen haben, kannst du diesen individuelle E-Mails zusenden lassen. Genauso ist es möglich, sich selber, Kunden oder Kollegen eine Benachrichtigung des Eingangs eines neuen Kontakts per E-Mail zu senden. Du musst dafür keinen Finger krumm machen, das übernimmt das System für dich völlig automatisch.

Dafür bietet dir MEETOVO 6 E-Mail-Typen...

Bestätigung

Die Bestätigungsmail wird direkt nach der Eintragung an den jeweiligen Kontakt gesendet. Du kannst selbst entscheiden, ob du eine Bestätigungsmail sendest oder nicht (Regler: "Aktivieren"). Diese kannst du inhaltlich gestalten und nutzen, wie du möchtest, um z.B. die Bewerbung und/oder den gebuchten Termin noch mal zu bestätigen. Genauso können dort Links, E-Mails und weitere Inhalte unterbringen, wenn dies für die Bestätigung relevant ist. Beispielsweise ein Videocall-Link, weitere Materialien zum Unternehmen, nächste Schritte, Ansprechpartner für Rückfragen und mehr.

Zeitgesteuert

Mit den zeitgesteuerten Nachrichten kannst du den Bewerber nach einer festgelegten Zeit daran erinnern, dass du demnächst Kontakt mit ihm aufnimmst und eventuell auch deine Telefonnummer hinterlegen. Damit wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, den Bewerber auch ans Telefon zu bekommen. Genauso wird ein zweiter Touch-Point geschaffen, neben der Bestätigungsmail, die sofort nach der Bewerbung verschickt wird.

Die zeitgesteuerten Nachrichten werden zu einem von dir definierten Zeitpunkt nach Eingang der Bewerbung automatisiert versendet.

Benachrichtigung

Dies ist die E-Mail, die deine Kunden (oder andere vergebene Personen) bekommen, wenn eine Bewerbung eingeht - sie geht nicht an die Personen, die sich im Funnel eingetragen haben. Du kannst mehrere Empfänger (z.B. deine Kunden oder Kollegen) bei einem Eingang eines Kontakts festlegen (gerne auch genannt "Lead-Benachrichtigung"). Diese Kontakte können dann die Informationen, Antworten und Kontaktdaten gesendet bekommen, die du in der E-Mail platzierst. Zusätzlich kannst du einstellen, ob diese E-Mail versendet wird oder nicht (Regler: "Aktivieren")

Absage

Dies ist die Absage-Mail, die verschickt wird / werden kann, wenn der Bewerber nicht geeignet ist. Unter "Bewerbungen" kannst du den Status des Kontakts auf "Abgelehnt" stellen oder den Kontakt auf den Status "Abgelehnt" ziehen (Kanban-Ansicht), anschließend wird diese Absage geladen und du kannst sie verschicken - oder erneut editieren.

Terminerinnerung

In den Einstellungen der Terminerinnerungsmail bestimmst du, ob dein Kontakt vor eurem Termin, noch mal eine Erinnerung erhält. Die E-Mail wird immer 60 Minuten vor dem Termin (nicht einstellbar) herausgesendet. Hier ist es wichtig, den Zeitpunkt des Termins unterzubringen, so wie ggf. den Videocall-Link, andere relevante Links oder den Ort des Termins, falls dieser nicht online ist.

Nicht erreicht

Du hast die Möglichkeit die nicht erreicht Nachricht im Funnel zu personalisieren und wenn du auf dem Kontakt auf nicht erreicht klickst, wird die Nachricht getriggert und du kannst entscheiden, ob du eine Nachricht versenden möchtest oder nicht (Bei Bewerbungen oder für deine Kunden im Agency Dashboard)
Mehr dazu findest du hier Bewerbungen Verwalten Artikel

Platzhalter

Du hast generell die Möglichkeit, in allen E-Mail-Typen die acht vorgegebenen Platzhalter zu platzieren, die dann in deinen E-Mails automatisch ersetzt werden. Die Platzhalter werden dann auf Nutzer-Seite gegen die Eingaben im Funnel getauscht. Aus [Name] wird z.B. Max Mustermann, aber bei einem anderen E-Mail-Empfänger wird's Maxime Musterfrau.
Die größte Auswahl an Platzhaltern bietet die Benachrichtigung. Auch die Unterlagen aus dem Datei-Upload-Element lassen mit dem Platzhalter [Dateien] weiterleiten.

Dein Branding: Absender und ausgehende E-Mail

Du kannst den Absender vergeben - dies ist der angezeigte Name in der E-Mail oberhalb des Betreffs.

Und du kannst bestimmen, ob die E-Mail von einer No-Reply MEETOVO Mail versendet werden soll oder lieber anonymisiert von einer neutralen E-Mail (dafür ist das Expert-Paket vorausgesetzt, um das Branding auszuschalten)

Aktualisiert am: 17/01/2025