E-Mails: Bestätigung, Zeitgesteuert, Benachrichtigung, Absage, Erinnerung und Branding

Die Videoerklärung dazu findest du in der Recruiting Academy Modul 2 Video 8. Recruiting-Funnel erstellen: (automatische) Nachrichten versenden (3/3)

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E-Mails

Nachdem sich die Bewerber erfolgreich eingetragen haben, kannst du diesen individuelle E-Mails zusenden lassen. Genauso ist es möglich, sich selber, Kunden oder Kollegen eine Benachrichtigung des Eingangs eines neuen Kontakts per E-Mail zu senden. Du musst dafür keinen Finger krumm machen, das übernimmt das System für dich völlig automatisch.

Dafür bietet dir MEETOVO aktuell vier E-Mail-Typen:

1. Benachrichtigung

Dies ist die E-Mail, die deine Kunden (oder andere vergebene Personen) bekommen, wenn eine Bewerbung eingeht - sie geht nicht an die Personen, die sich im Funnel eingetragen haben. Du kannst mehrere Empfänger (z.B. deine Kunden oder Kollegen) bei einem Eingang eines Kontakts festlegen (gerne auch genannt "Lead-Benachrichtigung"). Diese Kontakte können dann die Informationen, Antworten und Kontaktdaten gesendet bekommen, die du in der E-Mail platzierst. Zusätzlich kannst du einstellen, ob diese E-Mail versendet wird oder nicht (Regler: "Aktivieren"). Alle E-Mails kannst du inhaltlich anpassen. Verwende dafür auch die Möglichkeit der **Platzhalter **(siehe weiter unten in diesem Artikel).

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2. Bestätigung

Die Bestätigungsmail wird direkt nach der Eintragung an den jeweiligen Kontakt gesendet. Du kannst selbst entscheiden, ob du eine Bestätigungsmail sendest oder nicht (Regler: "Aktivieren"). Diese kannst du inhaltlich gestalten und nutzen, wie du möchtest, um z.B. die Bewerbung und/oder den gebuchten Termin noch mal zu bestätigen. Genauso kannst du dort Links, E-Mails und weitere Inhalte unterbringen, wenn dies für die Bestätigung relevant ist. Beispielsweise einen Videocall-Link, weitere Materialien zum Unternehmen, nächste Schritte, Ansprechpartner für Rückfragen und mehr.

Statt der E-Mails kannst du bei aktiviertem SMS-Add-on an die Bewerber auch eine SMS verschicken. Mehr Infos zum Add-on SMS Nurturing findest du hier.

3. Zeitgesteuert

Mit den zeitgesteuerten Nachrichten kannst du den Bewerber nach einer festgelegten Zeit daran erinnern, dass du demnächst Kontakt mit ihm aufnimmst und eventuell auch deine Telefonnummer hinterlegen. Damit wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, den Bewerber auch ans Telefon zu bekommen. Genauso wird ein zweiter Touch-Point geschaffen, neben der Bestätigungsmail, die sofort nach der Bewerbung verschickt wird.

Die zeitgesteuerten Nachrichten werden zu einem von dir definierten Zeitpunkt nach Eingang der Bewerbung automatisiert versendet.

4. Terminerinnerung

Hast du im Funnel den Bewerbern die Möglichkeit gegeben, einen Termin bei dir zu buchen, dann kannst du eine Terminerinnerung versenden. Dazu hast du die Interaktion Kalender in den Funnel eingefügt (funktioniert, wenn du zuvor unter "Connect" deinen Google Calendar mit Meetovo verbunden hast, mehr Infos dazu hier). Auch hier kannst du den Text mithilfe der Platzhalter unterschiedlich gestalten und den Versandzeitpunkt der Terminerinnerung festlegen.

Platzhalter

Du hast generell die Möglichkeit, in allen E-Mail-Typen die acht vorgegebenen Platzhalter zu platzieren, die dann in deinen E-Mails automatisch ersetzt werden. Die Platzhalter werden dann auf Nutzer-Seite gegen die Eingaben im Funnel getauscht. Aus [Name] wird z.B. Max Mustermann, aber bei einem anderen E-Mail-Empfänger wird's Maxime Musterfrau.

Die größte Auswahl an Platzhaltern bietet die Benachrichtigung. Auch die Unterlagen aus dem Datei-Upload-Element lassen mit dem Platzhalter [Dateien] weiterleiten.

Dein Branding: Absender und ausgehende E-Mail

Du kannst den Absender vergeben - dies ist der angezeigte Name in der E-Mail oberhalb des Betreffs.

Und du kannst bestimmen, ob die E-Mail von einer No-Reply MEETOVO Mail versendet werden soll oder lieber anonymisiert von einer neutralen E-Mail (um das Branding auch hier auszuschalten, ist das Expert-Paket vorausgesetzt).

Nachverfolgung der gesendeten Mails

Du kannst auf der jeweiligen Kontaktkarte auf deiner Seite Bewerbungen nachvollziehen, welche Mail wann gesendet wurde und ob diese auch angekommen ist.

Aktualisiert am: 03/02/2026